Zeitplanung & Zeitmanagement im Marketing: Erfahrungen aus dem Alltag

Viele Uhren auf einer Wand

Von Corinna Wellnitz

Ressourcen effizient nutzen

Unter klugem Zeitmanagement verstehen die meisten, die zur Verfügung stehenden Stunden optimal und produktiv zu nutzen. Sodass abends die wichtigsten Jobs erledigt und am Ende der Woche alle Beteiligen auch wirklich ein Stück vorangekommen sind. Im Laufe des Arbeitslebens findet wohl jeder seine eigenen Methoden, um Deadlines einzuhalten, Termine nicht zu verschwitzen und sein Energiekonto richtig zu dosieren. Heute im Blog ein paar Erfahrungen, welche Techniken dazu gehören können.

Eigentlich wollte meine Kollegin heute bloggen. Aber da es für uns beide besser passt, haben wir die Slots getauscht. Heute schreibe ich, nächste Woche sie. Und damit wären wir auch schon beim Thema: Zeitmanagement. Marketing und in PR brauchen, wie jeder andere Bereich auch, klare Zeitplanung – wenn es darum geht, Strategien aufzustellen, Redaktionspläne zu füllen, Kampagnen zu planen, Projekte vorzubereiten und Mediabudgets zu verteilen. Mehr zu diesen Punkten lest ihr unter anderem im Blogbeitrag „Wie erstelle ich einen Redaktionsplan?“. Heute geht es allgemeiner um die Frage: Wie lassen Aufgaben sich effizient organisieren?

Kaffeetassen von oben

@sebra / stock.adobe.com

Gutes Zeitmanagement hilft jedem: Schülern, Studenten, Familien, aber natürlich besonders Menschen im Job – und somit auch PR-Beratern, -Beraterinnen und Thought Leadern. Unser Blick auf die Dinge möchte sich keinesfalls mit den vielen bekannten Methoden zur effizienten Zeitplanung vergleichen, sondern Erfahrungen widerspiegeln. Denn Methoden gibt es bereits jede Menge: die Eisenhower-Matrix, die ALPEN-Methode, das Pareto-Prinzip, Timeboxing, die Pomodoro-Technik, SMART-Methode, Eat that Frog, ABC-Analyse, Ivy-Lee-Methode, Getting Things Done bis hin zum Simplify-your-life-Ansatz.

Im Folgenden findet ihr einen ganz individuellen und mit Sicherheit nicht vollständigen Blick auf das Thema Zeitplanung. Und was sie im Arbeitsalltag einer PR-Agentur bedeuten kann. Viel Spaß beim Stöbern!

 

Z-E-I-T-P-L-A-N-U-N-G – Make your own rules

 

Z – Ziele setzen.

„Der Langsamste, der sein Ziel nicht aus den Augen verliert, geht noch immer geschwinder, als jener, der ohne Ziel umherirrt“ (Gotthold Ephraim Lessing). Ohne Ziele laufen Aktivitäten aus dem Ruder. Konzepte, Marketingkampagne, aber auch Texte oder E-Mails brauchen eine Absicht. Wer sich in seinem Zeitmanagement keine Ziele setzt, verzettelt sich schnell.

 

E – Einsame Stunden festlegen.

Presse- und Öffentlichkeitsarbeit lebt von der Kommunikation mit Kunden und Redaktionen. Aber auch vom Austausch mit Kollegen. Gleichzeitig gibt es viele Arbeiten in „Stillarbeit“ – Recherchen, Monitoring, Konzepte schreiben oder Texte ghosten. Wer diese Posten auf seiner To-do-Liste hat, legt sich am besten ein paar „einsame Stunden“ in seinen Kalender.

 

I – Ideen sortieren.

Neben jeder Strategie lässt Öffentlichkeitsarbeit auch viel Raum für Kreativität, etwa bei der Entwicklung von Themen, Claims, Positionierungen, Bildsprachen etc. Am Anfang hilft da erst mal sammeln, und zwar schriftlich. Ein paar Tage später, wenn die Ideen gereift sind, knüpfen wir daran an, streichen, schärfen oder starten mit der Umsetzung.

 

T – Tagesetappe planen.

Für mich ein Klassiker: Was will ich am Ende des Tages geschafft haben? Was starte ich danach? Und was werde ich heute eher nicht schaffen? Nicht nur wichtig für den eigenen Ablauf, sondern auch in der Kommunikation mit Kunden und Redaktionen. Spaß macht es, wenn alle Parteien die gesetzten Ziele gemeinsam erreichen.

 

Zeitmanagement – täglich alles im Griff

 

P – Pausen einplanen. 😊

@Gina Sanders / stock.adobe.com

L – Leerlauf nutzen.

So aufregend Positionierung, Themenentwicklung und Kampagnenplanung sind, trotzdem gibt es auch in der PR immer wieder sogenannte Fleißarbeiten, wie Adressen aktualisieren, Dokumente formatieren oder Bilder sortieren. Sie erfordern weniger Hirnschmalz, sind aber dennoch wichtig. Diese Jobs lassen sich optimal dann umsetzen, wenn die persönliche Energiekurve fällt. Wer diese Arbeiten in Hochphasen sammelt, kann sie gebündelt abhaken, sobald die Konzentration schwächelt.

 

A – Apps und Tools nutzen.

Es gibt Menschen, die haben ihre Planung im Kopf, vergessen keinen Termin, strukturieren Aufgaben mental und sortieren sich ohne erkennbare Hilfsmittel. Wem das zu heikel ist, der nutzt digitale oder analoge Hilfsmittel: Kalender, Notizbücher, Management-Tools, Erinnerungen oder Post-its.

 

N – Notizen machen.

Mitten im Gespräch oder der Recherche durchfährt einen die zündende Idee, über die gestern noch so lange gegrübelt wurde. Oder man erinnert sich plötzlich, dass noch dies und das erledigt werden muss. Zeiteffizient ist, der neuen Idee nicht sofort nachzujagen, sondern sie erst mal aufzuschreiben. Wer bei jedem Geistesblitz seine Tätigkeit unterbricht, weiß hinterher nicht mehr, was er den ganzen Tag eigentlich gemacht hat.

 

Kampagnen planen, Projekte vorbereiten

 

U – Uhrzeiten beachten.

PR-Agenturen arbeiten mit vielen Redaktionen zusammen: Tagespresse, Wochenzeitungen, Radiosendern, TV-Stationen. Wenn wir Medien Themen anbieten, beachten wir nicht nur deren Erscheinungsfrequenz und Vorlaufzeiten. Wir bedenken auch, zu welcher Uhrzeit wir dort anklopfen. Gleiches gilt für den Versand von Newslettern oder das Posten auf Social Media.

 

N – Nachkontrolle ernst nehmen.

Wie bei jeder Wundversorgung oder beim Reifenwechsel gilt: Nach einer gewissen Zeit geht’s zur Nachkontrolle. Manche legen sich dafür Termine im Kalender an, andere arbeiten mit Statuslisten. Mit dem letzten Check werden Projekte abgeschlossen. Und eventuell gleich neue gestartet 😉

 

G – Gelassen bleiben.

Bei aller Planung und Disziplin: In der Welt der Medien muss es oftmals ganz schön schnell gehen. Da sucht ein Journalist noch dringend ein Bild, irgendwo fehlt vor Druck eine Textpassage oder die Welt spielt verrückt, alte Themen platzen und neue entstehen. Manchmal kommt eben alles anders. Dann darf die Planung auch gerne mal warten.

 

 

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